Scénarios, conseils et modèles pour graphistes face au silence radio
C’est une scène aussi classique que frustrante : un projet semble bien engagé, une maquette a été livrée, un devis validé… puis plus rien. Le client ne répond plus, les validations tardent, les mails restent sans suite. Entre l’attente passive et la relance agressive, comment trouver le bon ton ? Et surtout, comment relancer sans ternir la relation, ni y passer trop d’énergie mentale ?
Voici une série de réflexes, bonnes pratiques et modèles de messages à adapter selon votre posture, votre client et votre patience. Pour que la relance devienne un acte professionnel — pas un aveu de faiblesse.
Anticiper l’inertie dès le devis
Avant de parler de relance, il faut parler de cadre. La plupart des malentendus viennent d’un flou initial sur les délais, les rôles, ou les validations. Pour éviter de relancer “à l’aveugle”, le mieux est de prévoir l’inertie dès le début du projet :
- Intégrer un calendrier prévisionnel dans votre devis ou contrat, même sommaire.
- Mentionner que la fluidité du planning dépend aussi des retours du client.
- Prévoir une clause indiquant qu’au-delà de X jours sans retour, le projet est suspendu ou décalé.
- Ajouter une phrase simple dans les CGV du type :
“Un délai de validation supérieur à 10 jours peut entraîner une remise en planification du projet.”
Cela donne une base solide pour relancer sans culpabiliser, et pour cadrer poliment.
Quand relancer ?
Il n’existe pas de règle unique, mais un tempo indicatif raisonnable :
- Relance 1 : à J+5 ouvrés après un envoi (maquette, devis, confirmation attendue).
- Relance 2 : à J+12 si aucun retour.
- Relance 3 : vers J+18, avec un message de mise en pause.
N’attendez pas trois semaines avant de dire quelque chose — cela crée une inertie invisible, dans laquelle tout le monde perd du temps et de la clarté.
Comment formuler une relance sans tension
Relancer ne veut pas dire se justifier. Voici quelques règles simples à garder en tête :
- Garder un ton neutre, ni pressant ni désinvolte.
- Formuler clairement votre demande : validation ? confirmation ? rendez-vous ?
- Inclure la date de l’envoi précédent, pour contextualiser.
- Relier la relance à l’organisation du projet : ça montre que vous anticipez et que vous n’êtes pas dans la plainte, mais dans la gestion.
- Éviter les tournures floues ou passives :
❌ “Je me demandais si vous aviez eu le temps de regarder…”
✅ “Je reviens vers vous concernant la proposition envoyée le 22 août.”
Modèles de mails selon le contexte
Relance 1 : douce, proactive
Objet : Suite au visuel du 22 août
Bonjour,
J’espère que tout va bien. Je me permets de revenir vers vous au sujet de la proposition envoyée le [date].
N’hésitez pas à me dire si un échange rapide ou un délai supplémentaire seraient utiles.
Je reste à votre disposition.
Bien à vous,
✉️ Relance 2 : cadrée et structurée
Objet : Retour sur le visuel en attente
Bonjour,
Je n’ai pas encore eu de retour concernant les éléments transmis le [date].
Pour rappel, nous avions envisagé une validation autour du [date prévue].
Sans nouvelles d’ici le [date +3], je mettrai temporairement le projet en pause pour maintenir l’organisation des autres dossiers.
Merci d’avance,
✉️ Relance 3 : mise en attente officielle
Objet : Projet [Nom] en attente
Bonjour,
Sans retour de votre part depuis le [date], je suspends le projet [Nom] à compter de ce jour.
Il pourra être relancé à votre demande, selon mes disponibilités du moment.
N’hésitez pas à me recontacter.
Bien à vous,
5. Messages courts ou informels (SMS, WhatsApp, Slack)
Certains clients utilisent d’autres canaux que le mail. Si vous avez une relation plus directe, un message bref peut suffire :
Bonjour [Prénom], un petit mot rapide pour savoir si vous avez pu jeter un œil à la maquette envoyée vendredi.
Je suis dispo si vous souhaitez en discuter.
Ou, plus ferme :
Hello [Prénom], toujours en attente de ton retour sur le projet X. Si besoin je peux te proposer un créneau pour faire le point.
L’idée est de rester factuel, sans surjouer la légèreté.
Et si le client ne répond toujours pas ?
- Ne pas insister au-delà de trois relances espacées : cela devient contre-productif.
- Envoyer un dernier message de clôture : même si le projet est en suspens, le notifier met une forme de point final.
- Archiver proprement, sans fermer la porte. Certaines collaborations redémarrent plus tard — avec des clients qui s’excusent (parfois) et réengagent le dialogue.
–> Relancer un client ne devrait jamais être vécu comme un aveu de faiblesse. C’est un acte de gestion de projet, un moyen de protéger votre temps, votre calendrier et la qualité de votre travail. Bien formulée, une relance peut même renforcer votre posture professionnelle.
L’objectif n’est pas de “faire réagir” : c’est de poser un cadre clair, pour que chacun puisse reprendre la main au bon moment — sans tension, sans perte de confiance, et sans chaos inutile.
